Ведение кассовых операций — дело нелегкое, и на него способен далеко не каждый. Для того, чтобы работать кассиром нужен определенный склад ума и кое-какие навыки. Поэтому нижеследующий текст описывает кое-какие организационные рабочие моменты, с которыми кассир сталкивается каждый день.
Надо сказать, что в местах в том случае, если обеспечивается полная сохранность кассовых документов, в целом, кассовая книга может быть в электронном виде, благо компьютерные средства позволяют.
Программное обеспечение, которое в наше время позволяет осуществлять ведение кассовых операций, позволяет в частности вести кассовую книгу. Такое обеспечение должно непременно обеспечивать четкое визуальное отражение и возможность проводить распечатку документов. Надо сказать,что «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» по своей форме и содержанию должны быть непременно идентичны по форме кассовой книги, которая утверждена приказом соответствующего органа.
Надо отметить, что записи в кассовой книге непременно осуществляются посредством введения необходимой информации из перводокументов, то есть из первичных кассовых бумаг (приходных и расходных ордеров, ведомостей и прочего).
В кассовой книге, которая ведется в электронном виде, нужно обязательно делать записи до начала следующего рабочего дня и эти самые записи должны непременно содержать в теле все реквизиты, которые предусмотрены формой.
Скажу, что страницы электронной кассовой книги обязаны нумероваться автоматически, в порядке возрастания, с самого начала года. Кассовая книга — вещь очень необходимая, и без нее обойтись просто невозможно.
На распечатанном документе «Вкладного листа кассовой книги», который распечатан за последний день месяца, непременно должно быть помимо всего прочего, еще и общее количество листов (кассовая книга имеется в виду) за текущий месяц, а в конце года — за год.
После того, как был распечатан «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», сам кассир обязан проверить степень правильности составления документов, непременно подписать их и произвести передачу бумаги “Отчет кассира”, к которой приложить приходные и расходные кассовые документы. Все это сдается в бухгалтерию, непременно под роспись принявшего бумаги бухгалтера.
Надо сказать, что дабы обеспечить сохранность и удобство в использовании, «Вкладные листы кассовой книги», на протяжении года должны быть в сохранности, под контролем кассира.
После того, как был окончен календарный год (или же в том случае, если возникал необходимость), "Вкладной лист кассовой книги" непосредственно, подшивается в хронологическом порядке помесячно, поквартально или по какому-либо другому принципу. При этом, все совершенные за год подшивки формируются в одну книгу, общее количество листов которой заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера
С оглядкой на Положение №72, сама по себе книга непременно должна скрепляться соответствующими печатями предприятия.
Более того, в указанном выше Положении не указано то, как именно должна скрепляться книга : опечатываться ли, или же просто наличие оттиска печати.
Будем считать, что оттиск печати необходимо поставить рядом с подписью руководителя и главного бухгалтера компании, которые заверяют количество листов в кассовой книге.
После того, как календарный год подошел к концу, кассовую книгу на электронных носителях (скажем, на дискетах или дисках) необходимо передать для последующего хранения в архив компании, где она будет храниться три года (тридцать шесть месяцев).
Еще один вопрос, который напрямую связан с предыдущим — это процесс зачисления наличных денег на текущий счет, который производится через кассу предприятия.
Известно, что не только выдача средств из кассы работникам или другим физическим лицам причисляется к расходным кассовым операциям. К ним также относятся, например, процесс зачисления излишка в кассе на текущий счет предприятия, процесс контрольной сдачи депонированных сумм, и прочее.
Имеет смысл рассмотреть подробнее те ситуации, при которых наличные денежные средства, которые находятся в кассе, непременно вносятся в кассу банка сотрудниками.
Как гласит уже упомянутое выше Положение №72, абсолютно все текущие наличные финансовые ресурсы, которые превышают общее ограничение кассы предприятия, непременно должны быть сданы в банк, для того, чтобы они были зачислены на текущий счет.
С этой целью, бухгалтер или кассир непременно оформляет Расходный Кассоввый Ордер (РКО).
Соответственно инструкции №1, процесс приема денег банком от компаний, в уплату абсолютно любых платежей, происходит согласно заполненному объявлению о внесении наличности. При этом, наличность выдается кассиром банка лицу, которое вносит наличные средства в банк. Квитанция же, которая была выдана кассиром банка, представляет собой документ, который подтверждает факт приема наличных денег банком.
Практически все другие поступления денег в кассу оформляются посредством приходных кассовых ордеров, причем, на полученной бумаге непременно должна стоять печать кассира банка. При этом, копия этого самого ордера, которая была получена лицом, которое вносило наличные деньги в банк, будет документом, который подтверждает факт внесения этих средств.
Получаются они через кассиров компании. Надо сказать, что некоторые предприятия по факту, имеют несколько касс, ну, и получается, что сразу несколько кассиров осуществляют кассовые операции. Более того, бывают ситуации, в которых наличные денежные средства выдаются не только кассирами, но и другими доверенными лицами.
С такими лицами непременно должны быть заключены соответствующие договоры о материальной ответственности на период выполнения ими доверенных обязанностей.
В случае, когда на предприятии наличествует сразу несколько кассиров, старший кассир перед тем, как приступить к работе, выдает другим кассирам или исполняющим их обязанности необходимую для соответствующих операций сумму наличными деньгами под роспись в соответствующей книге.
Данная книга, к слову, ведется старшим кассиром и он несет за нее непосредственную ответственность. В конце рабочего дня, кассир непременно должен произвести отчет по финансовым операциям за день. Кассовые операции — процессы непростые и сопряженные с большой ответственностью.